Konuşmacı Ajansları ile İş Birliği Yapmak Neden Avantajlıdır?

İş hayatına yönelik olarak düzenlenen bu etkinliklerden bazılarında, organizasyon hazırlığı süreçlerini markalar kendileri üstlenir. Kimi etkinlikler içinse tam da olması gerektiği gibi uzman desteğine başvurulur. Peki, konuşmacı ajansı ile iş birliği yapmak neden bu kadar önemli ve hangi avantajları beraberinde getirir? İşte bu iki soruya verilebilecek en ideal yanıtları içeriğimizde bulabilirsiniz.

Konuşmacı Hizmetleri Alanındaki Deneyimlerden Yararlanma Fırsatı

Her etkinlik, temasına göre farklı dinamikleri bünyesinde barındırır. Düzenlenme zamanı, izleyenlerin demografik özellikleri, ürün ya da hizmetin özellikleri gibi pek çok kriter, etkinliğin yapılış şeklini değiştirir. Örneğin; iş konuşmacıları, özellikle kariyer durumu açısından daha yüksek profilli bir kitleye hitap eder. Dolayısıyla konuşmacı seçiminden atmosfere kadar her detay, bu seviyeye uygun olmalıdır. Konuşma eğitimi temalı bir etkinlikte ise ortam çok daha samimi olabilir. Hâliyle hazırlık sürecindeki detaylar da buna göre farklılaşır.

Etkinliğin temasına göre hazırlık sürecinde dikkat edilmesi gereken detaylarla uğraşmak, markalar için epey zorlayıcı olabilir. Oysa konuşmacı ajansı, etkinliğin ihtiyaçlarını alanında uzman bir konuşmacı ile eşleştirmek başta olmak üzere birçok konuda deneyim sahibidir. Zira her konuşmacının hitap edebileceği kitle ve uzmanlık alanı birbirinden farklıdır. 

Ajans, topluluk önünde konuşma yapacak konuşmacılar için uygun atmosferi hazırlayarak, konuşmacının her zaman dinleyicide büyük yankı uyandırmasını sağlayabilir. Peki, bir konuşmacı ajansı bu işin altından nasıl kalkar? İşte bu soruya verilebilecek üç basit cevap:

• Sektörde geçirilen yıllara bağlı olarak üstlenilen projelerden elde edilen deneyim
• Networking ve benzeri yollar ile oluşturulan geniş konuşmacı listesi
• Konuşmacı hizmetleri alanında sahip olunan ağ bağlantıları

Konuşmacılar ile İlgili Seçim Aşamasında Risklerin Azalması

Toplantı organizasyonu için dinleyicinin ilgisini çekecek konuşmacıların seçimi, dışarıdan bakıldığında kolay gibi gözükür. Çoğu marka, sektörlerinde iletişim becerileri yüksek uzman kişilere etkinliklerinde yer vermenin başarıyı beraberinde getireceğine inanır. Konunun detayına inildiğinde ise aslında sürecin hiç de bu şekilde işlemediği kolaylıkla fark edilebilir. Bu alanda tecrübeye sahip olunmadığı hâlde yapılacak seçimler, uygulama safhasında ve konuşma sırasında hedeflenen sonuçların çok uzağında kalınması gibi bir durumu beraberinde getirebilir. Hatta her yıl büyük bir coşku içerisinde tekrarlanması muhtemel bir etkinlik, daha kök salma fırsatı bulamadan başarısız girişimler kategorisine dahil olabilir.

Bu tarz risklerden kaçınmanın en pratik yolu, konuşmacı profili oluşturulması ve aday listesinin belirlenmesi ile başlayan sürecin tamamının süreci doğru bir şekilde yürütecek ajansa bırakılmasıdır. Bir önceki bölümde de belirttiğimiz gibi ajans adına sizinle çalışacak uzmanlar, açılış konuşmacısı da dahil olmak üzere izleyici kitlesi ile uyumlu tüm eşleşmeleri kusursuza yakın biçimde bulabilir. Böylece yanlış seçimlerin beraberinde getireceği riskler ve hem zamana hem de bütçeden gereksiz harcamaya neden olabilecek riskler ortadan kalkar.

Etkinlik Organizasyonu Sürecinin Her Aşamasında Kapsamlı Destek

Organizasyon sürecinin her aşamasında kapsamlı destek alınabilmesi, konuşmacı ajansları ile iş birliği yapmanın beraberinde getirdiği avantajlardan bir diğeridir. Aslında uygun fiyatlı gibi gözüken pek çok ajans, belirli dallara odaklı dar bir konuşmacı listesi ile kısıtlı hizmet vermeyi amaçlar. Ancak sektörde uzun yıllardır faaliyet gösteren profesyonel konuşmacı ajansları için bunun tam tersi bir durum söz konusudur. Yani ister seminer organizasyonu ister teknoloji odaklı bir ürün sunumu olsun, sürecin her aşamasında markaya kapsamlı ve etkili bir şekilde destek sunulması hedeflenir.

Peki, kapsamlı destek ile kastedilen tam olarak nedir? Hazır yeri gelmişken bu konuya değinmekte de fayda var. Konuşmacı ajansları ile iş birliğine gidildiğinde bir organizasyonun başlangıcından sonuna kadarki tüm süreçler için kapsamlı hizmet alabilmek mümkün hâle gelir. Buna çoğu zaman lojistik gibi ön hazırlık süreçleri de dahildir. Böylece marka yetkileri için, konuşmacı ajansı ile iş birliği öncesi ön görüşme gibi süreçlerin en efektif şekilde organize edilmesinin yanı sıra, talep edilen içeriği sunabilecek en uygun konuşmacı hizmetinin de sağlanacağı iş ortağı rolü üstlenilir.

Bütçe Dostu Konuşmacı Fiyatları

Organize edecekleri etkinlikler için markaların doğrudan konuşmacı adayları ile temasa geçmeleri sık rastlanılan bir durumdur. Hatta daha önceki maddelerde bahsettiğimiz gibi bazen böyle bir çaba sonucunda doğru isimlerle anlaşma fırsatı ortaya çıkabilir. Tam aksine etkinliğin değerini düşürebilecek hatalı seçimler de söz konusu olabilir. Sonuç ne olursa olsun işin bir de bütçeye uygunluk kısmının olduğunu unutmamak gerekir. Çünkü konuşmacıya ayrılacak payın büyüklüğü, etkinlik bütçesinin efektif kullanımını etkileyebilir.

Sektöründe saygın bir konumda yer alan bir ajans ile iş birliği yapmanız durumunda ise etkinliğinizin değerini artıracak konuşmacılara çok daha uygun fiyatlarla erişme imkânınız olur. Üstelik etkinlik için doğru profildeki isimlerin tercih edilmesi, yatırım geri dönüşünün istenilen seviyenin üzerine çıkmasını mümkün kılabilir. Yani organizasyon, marka imajı açısından olumlu biçimde ses getirmekle kalmayıp ürün/hizmet satışlarının beklenenden fazla olmasını sağlayabilir. Zaten bu sebeplerden dolayı Türkiye’de ve dünyada birçok marka, konuşmacı arayışına girdiklerinde ilk iş olarak bu konuda uzman bir ajansın kapısını çalmayı seçmektedir.

Konferans Organizasyonu ile İlgili Lojistik Süreçlerin Yönetimi

Konferans, seminer organizasyonu gibi etkinlikler için bir ya da daha fazla konuşmacı ile anlaşmak, sürecin yalnızca bir bölümünü oluşturur. Etkinliğe katılım konusunda mutabakata varılmasının ardından konuşmacıların lojistik ihtiyaçlarının karşılanması ile ilgili detaylara odaklanılmalıdır. Etkinliğin lojistik sürecinde ayrıca konuşmacıların izleyici kitlesine rahatça hitap etmelerini sağlayacak ses ekipmanlarının ve diğer sahne malzemelerinin de organizasyon alanına getirilmesi gerekir. Üstelik tüm bu işlerin hassasiyet içerisinde yürütülmesi hazırlık takviminde aksaklıklar olmaması için önemlidir.

Dikkat edilmediği takdirde içinden çıkılamayacak kadar karmaşık olabilen lojistik süreçleri, yeterli deneyime sahip konuşmacı ajansları için âdeta çocuk oyuncağıdır. Gerekli tüm malzemeler, tam da olmaları gereken yere, istenilen zamanda ajans görevlilerinin denetiminde sevk edilir. Konuşmacıların ise tüm konaklama, rezervasyon, seyahat gereksinimleri yine ajans tarafından yönetilir. Markanın değerli iş gücünün bir kısmını etkinliğe dair lojistik süreçlerine ayırması zorunluluğu ajansın varlığı sayesinde pratikçe çözümlenir.

Son Dakikada Çıkabilecek Aksiliklere Karşı Hızlı Çözümler

Her detayı günlerce düşünülerek planlanmış organizasyonlarda bile aksaklıkların yaşanması olasılığı her daim mevcuttur. Sorunlar genelde etkinlik alanındaki oturma planı, ses ve görüntü ekipmanları ile sınırlı kalır. Bazen de etkinlik boyunca izleyicilere gösterilecek sunumlarda sorunlar çıkabilir. Ancak bir etkinlik için en önemli sorun, aylar öncesinden katılımı konusunda geniş kitlelere duyurusu yapılan konuşmacı ya da konuşmacıların organizasyonda yer alamamasıdır. Hastalık gibi önceden kestirilmesi güç sebepler, son dakikada etkinliğin konuşmacı listesinde değişikliğe gidilmesini zorunlu kılabilir.

Bir konuşmacı ajansı ile iş birliği yapmanın son avantajı, bu tarz durumlarda etkisini hızlıca gösterir. Ajans, markalar adına etkinlik için konuşmacıları belirlerken tek bir adayla yetinmez. Olası aksiliklere karşı etkinliğin temasına ve hitap edeceği kitleye uygun yedeklerin kimler olabileceğine dair çalışma yapılır. Bu tür bir çalışmada özellikle etkinlik alanına kolay ulaşım, aynı fiyat aralığı, etkinlikle eşleşen etkili ve dinamik sunum yapabilme kabiliyeti gibi kriterler göz önünde bulundurulur. Böylece son dakikada radikal değişiklikler yapmaya gerek kalmadan ideal çözüme ulaşılmış olur.

Türkiye’nin ve MEA bölgesinin en çok konuşturan konuşmacı ajansı Speaker Agency ile iş birliği yapmanın beraberinde getireceği çok özel avantajlardan faydalanmak için hemen bizimle iletişime geçin!