Sosyal medyada etki alanı yüksek ve kendi alanında fikir lideri konuşmacılar ile markaları dijital proje iş birlikleri ve marka elçilikleri kapsamında bir araya getirerek markaların iş sonuçlarına katkı sağlayan projeler geliştiriyoruz.
Saha ve Vardiya Ekipleri İçin Konuşmacı Programı: Ofis Formatı Neden Tutmaz?
Üretim, lojistik ve perakendede vardiyalı ekipler için konuşmacı programı nasıl planlanır? Yasal çerçeve, dört format seçeneği, konuşmacı seçimi ve ölçüm.
Bu yılın taleplerinde tekrar eden bir başlık var: programı fabrikaya, depoya, mağazaya taşımak. Ağustos'ta üç hafta içinde otomotiv üretimi, gıda ve eğitim sektörlerinden aynı soru geldi: saha ekibimiz için ne yapabiliriz?
İstenen konular ofis programlarıyla aynı: liderlik, stres, iletişim, dayanıklılık. Değişen, programın yapıldığı yer ve saat.
Saha ve vardiya ekipleri, işini masa başında ve sabit mesai saatinde yapmayan çalışanlardır: üretim bandı, depo, mağaza, çağrı merkezi, servis ve saha satış ekipleri. Bu yazı, bu ekipler için konuşmacı programı planlayan İK, L&D ve operasyon yöneticileri için. Ofis formatının sahada neden tutmadığını, takvimi belirleyen yasal çerçeveyi ve işe yarayan format seçeneklerini anlatıyor.
Saha ekipleri gelişim programlarında nerede duruyor?
Microsoft'un 8 ülkede 9.600 saha çalışanıyla yaptığı araştırma (Ocak 2022) bu grubun büyüklüğünü ve durumunu gösteriyor:
Gösterge
Değer
Dünyadaki saha (frontline) çalışanı
2 milyar kişi, küresel işgücünün %80'i
Yönetimden gelen mesajların kendilerine ulaşmadığını söyleyenler
%63
Yeni teknolojiyi resmi eğitim almadan, işin içinde öğrenmek zorunda kalanlar
%55
Kendini değerli hissetmeyen saha çalışanları (yönetici olmayanlar)
%51
Gallup'un 2025 verisi aynı tabloyu bağlılık tarafından tamamlıyor. Uzaktan çalışma imkanı olmayan ve işyerinde çalışan grupta işine bağlı çalışanların oranı %19. Bu oran tam uzaktan çalışanlarda %31, hibrit çalışanlarda %23.
Gelişim programları uzun süre masa başındaki ekiplerin takvimine göre tasarlandı. Saha ekibinin ihtiyaçları benzer; programa erişimini ise vardiya çizelgesi belirliyor.
Ofis formatı sahada neden tutmuyor?
Ofis programının varsayımı
Sahadaki durum
Uyarlama
Herkes aynı saatte salonda
Ekip 2 ya da 3 vardiyaya bölünmüş
Aynı içeriği her vardiyada tekrarlamak
3 saatlik oturum
Bandı ya da mağazayı durdurmak maliyetli
Vardiya içinde 45-60 dakikalık blok
Tek lokasyon
Aynı şirketin birden fazla tesisi, deposu ya da mağazası
Eşzamanlı yayın ya da lokasyon bazlı tekrar
Konferans salonu, projeksiyon, sessizlik
Yemekhane, eğitim odası ya da tesis içi alan; arka plan gürültüsü
Ses düzenini ve sahne ihtiyacını baştan konuşmacıyla paylaşmak
Davet e-postayla gider
Saha çalışanının kurumsal e-postası olmayabilir
Duyuruyu vardiya amiri ve pano üzerinden yapmak
Takvimi belirleyen yasal çerçeve
Saha programının zamanlamasında İş Kanunu ve İSG mevzuatı belirleyici. Dört kural özellikle önemli:
Ara dinlenmesi programa ayrılamaz. 4857 sayılı İş Kanunu'nun 68. maddesine göre ara dinlenmesi 4 saate kadar işlerde 15 dakika, 4 ile 7,5 saat arası işlerde 30 dakika, 7,5 saati aşan işlerde 1 saattir. Bu süreler en az sürelerdir, aralıksız verilir ve çalışma süresinden sayılmaz. Program bu yüzden molanın içine yerleştirilemez; vardiya içinde, çalışma süresinden ayrılan bir blok olarak planlanır.
Gece vardiyası ayrı planlama ister. Aynı kanunun 69. maddesine göre gece çalışması 7,5 saati geçemez. Nöbetleşe postalı işlerde gece ve gündüz postaları haftalık ya da iki haftalık dönemlerle değişir. Gece vardiyasındaki ekip için programı ayrı bir tarihe koymak ya da postaların değiştiği haftayı beklemek gerekebilir.
Eğitim süresi çalışma süresinden sayılır. Program İSG eğitim planının parçasıysa, eğitimde geçen süre çalışma süresinden sayılır (Çalışanların İSG Eğitimleri Yönetmeliği, md. 8). Haftalık çalışma süresini aşan kısım fazla çalışma olarak değerlendirilir (6331 sayılı Kanun, md. 17).
Vardiyaya göre bölmek mümkün, bir alt sınırla. Aynı yönetmeliğin 11. maddesi, eğitim sürelerinin vardiya ve benzeri iş programları dikkate alınarak farklı zaman dilimlerine bölünmesine izin veriyor. Her bölüm en az 1 saat olmalı.
Konuşmacı programı her durumda İSG eğitimi sayılmaz; İSG eğitimlerinin konusu, süresi ve eğitimi kimlerin verebileceği yönetmelikte ayrıca tanımlı. Stres, iletişim ya da psikososyal risk gibi konular İSG planına bağlanacaksa programı İSG birimiyle birlikte planlayın. Bu yazı hukuki görüş niteliği taşımaz; uygulamayı hukuk ve İSG ekibinizle netleştirin.
Dört format seçeneği
Format
Uygun olduğu durum
Dikkat edilecek nokta
Vardiya bazlı tekrar
Tek tesiste 2-3 vardiya
Konuşmacının aynı gün 2-3 oturum yapması; oturum sayısı ve ücret baştan konuşulmalı
Lokasyonlara eşzamanlı yayın
Birden fazla tesis ya da mağaza
Her lokasyonda bir moderatör ya da saha lideri; soru-cevap kanalı
Saha liderleri bloğu
Vardiya amirleri ve ekip liderleri
Liderlerin öğrendiğini kendi ekibine taşıması için kısa bir uygulama planı
Kısa seri
Davranış değişimi hedefleniyorsa
3-4 hafta arayla 2-3 kısa oturum
Kısa serinin arkasında güçlü bir bulgu var. Aralıklı öğrenme üzerine 317 deneyi kapsayan meta-analiz (Cepeda ve arkadaşları, 2006), aynı içeriğin aralıklarla tekrarlanmasının tek seferlik toplu oturuma göre daha iyi hatırlandığını gösteriyor. Çalışmaların çoğu laboratuvar ortamında yapıldı; yine de sahada tek oturumu kısa bir seriye çevirmek için sağlam bir gerekçe.
Saha liderleri bloğu da ayrıca önemli. Vardiya amiri, programda konuşulanı ertesi gün ekibinin diline çeviren kişi. Yönetici katmanının rolünü orta kademe yazımızda ayrıntılı işledik.
Konuşmacı seçerken sorulacak 4 soru
1. Konuşmacı farklı görev ve kıdemlerden gelen karma gruplarla çalışmış mı?
2. İçerik 45-60 dakikaya sığacak şekilde uyarlanabiliyor mu?
3. Aynı gün birden fazla vardiyada tekrar mümkün mü?
4. Projeksiyon ve kürsü olmayan bir alanda da çalışabiliyor mu?
Saha ve vardiya ekipleri için önerdiğimiz isimlerden örnekler:
Davranış bilimleri araştırmacısı Mehmet Auf, "Dirençli İnsan, Dirençli Şirket" başlığında dayanıklılığı doğadan gelen örneklerle anlatıyor. Müzik ve etkileşim kullandığı için karma gruplarda salonu birlikte tutuyor.
Eğitimci ve danışman Polat Doğru, "Hedef Birliği" konuşmasında farklı lokasyon ve vardiyalardan gelen ekiplerin aynı hedefi ortak bir yöne çevirmesi üzerine çalışıyor.
Yazar ve eğitmen Hülya Mutlu, "Fark Yaratan İletişim" programını mizah ve hikaye anlatımıyla oluşturuyor.
Basketbol koçu Çetin Yılmaz, "İyi Bir Lider & İyi Bir Koç Nasıl Olunur?" konuşmasında koçluğu bir yönetim biçimi olarak ele alıyor. Vardiya amirleri için doğrudan karşılığı var.
Saha ve vardiya ekipleri için konuşmacı programı ne kadar sürmeli?
Sahada en sık kullanılan süre 45-60 dakika. Program vardiya içinde, çalışma süresinden ayrılan bir blok olarak planlanır. İSG eğitim planının parçası olacaksa her oturum en az 1 saat olmalı.
Program vardiya molasında yapılabilir mi?
Hayır. 4857 sayılı İş Kanunu'nun 68. maddesine göre ara dinlenmesi aralıksız verilir ve çalışma süresinden sayılmaz. Program molanın içine yerleştirilemez; vardiya içinde ayrı bir blok olarak planlanmalı.
Birden fazla vardiya için aynı konuşmacı kullanılabilir mi?
Evet. Konuşmacı aynı gün 2-3 oturumda içeriği tekrarlayabilir. Oturum sayısı, sahne süresi ve ücret teklif aşamasında netleşmeli. Birden fazla lokasyon varsa eşzamanlı yayın da bir seçenek.
Saha programı İSG eğitimi sayılır mı?
Her durumda sayılmaz. İSG eğitimlerinin konusu, süresi ve eğitimi kimlerin verebileceği Çalışanların İSG Eğitimleri Yönetmeliği'nde tanımlı. Program İSG planına bağlanacaksa İSG birimiyle birlikte planlanmalı.
Saha programının etkisi nasıl ölçülür?
Üç gösterge yeterli: vardiya bazında katılım oranı, programda konuşulan davranışın 2 ve 6 hafta sonra saha lideri tarafından gözlenmesi ve vardiya çıkışında kısa bir geri bildirim formu.
İçindekiler
