Bugün 6 Ağustos. Eylül'ün ilk kurumsal etkinlik haftasına 4 hafta var.
Bu cümle bir hatırlatma gibi duruyor. Aslında bir eşik bildirimi. Türkiye'de Eylül-Kasım arası 62 iş günü var ve bu 62 günde yılın kurumsal etkinliklerinin yaklaşık yarısı yapılıyor. Aynı dönemde takvimi en dolu isimler, önümüzdeki 3 hafta içinde kapanacak.
Geçen yıl aynı haftada başlayan kurumlarla, Eylül'ün ilk haftasında başlayanlar arasında gözlemlediğimiz fark net: geç başlayanların üçte biri birinci tercihini alamıyor. İkinci tercihe geçmek kötü bir sonuç değil. Ama etkinliğin temasıyla konuşmacı arasındaki uyum zayıflıyor ve bu, salondaki karşılığa yansıyor.
Bu yazı önümüzdeki 4 haftayı hafta hafta ne yapacağınızı gösteren bir kontrol listesi. Bütçe tarafını netleştirmek isterseniz konuşmacı bütçesi rehberimiz iki gün önce yayımlandı, oradan başlayabilirsiniz.
Neden 4 hafta kritik eşik?
Dört hafta, üst seviye isimler için geç, orta seviye portföy için son güvenli penceredir. Star tier konuşmacılar takvimlerini 3 ila 6 ay önceden kapatır. Value ve Specialist seviyesinde ise 4 ila 6 haftalık pencere hâlâ rahat çalışır. Bugün başlarsanız ikinci grupta seçim yapma özgürlüğünüz sürüyor.
Bu pencerenin daralmasının üç nedeni var.
Takvim yoğunluğu. Eylül-Kasım, Q3 kapanışı ile Q4 planlamasının üst üste bindiği dönem. Bayi toplantıları, yıl sonu satış konferansları, yönetim kurulu brifingleri ve 2027 strateji oturumları aynı 62 güne sığıyor.
Hazırlık zinciri. Konuşmacı rezervasyonu bir süreç başlangıcıdır. Brief oturumu, prep call, sunum uyarlaması ve son provanın toplamı 2 ila 3 hafta ister. Rezervasyonu etkinliğe 2 hafta kala yaparsanız bu zincirin ilk halkalarını atlamış olursunuz.
Mekan ve lojistik bağımlılığı. Salon rezervasyonu ile konuşmacı müsaitliği birbirini kilitler. İkisini paralel yürütmezseniz biri diğerini bekletir.
Sezonda kaç etkinlik günü var?
Eylül 20, Ekim 22, Kasım 20 iş günü. Toplam 62 gün. Ancak bu günlerin hepsi eşit değil.
Salı ve Perşembe klasik favoriler. Pazartesi haftanın açılışıyla, Cuma ise çıkış planlarıyla rekabet ediyor. Çarşamba dengeli bir alternatif ama yoğun haftalarda çakışma riski yüksek.
Sezon içinde üç yoğunluk zirvesi var:
Dönem | Yoğunluk | Not |
Eylül 2. hafta | Yüksek | Sezon açılışı, bayi ve satış toplantıları |
Ekim 4. hafta | Çok yüksek | Cumhuriyet Bayramı öncesi sıkışma |
Kasım son 2 hafta | Tavan | Yıl sonu kapanış ve 2027 planlama oturumları |
Bu üç pencerede etkinlik planlıyorsanız 8 ila 10 hafta önceden rezervasyon güvenli aralıktır. Yani Kasım sonu için bugün başlamak doğru zamanlama.
Konuşmacı seçim kontrol listesi
Konuşmacı kararı brief ile başlar. Aşağıdaki yedi maddeyi sırayla tamamlayın:
Etkinlik teması yazılı brief'te. Tek cümlelik tema yeterli değil. Katılımcının salondan çıkarken ne düşünmesini istediğinizi yazın.
Bütçe aralığı belirlenmiş. Kesin rakam yerine bant verin. Kategori bazlı bantlar için bütçe rehberine bakın.
Format kararlı. Keynote, workshop, master class veya panel. Format bütçeyi 2 kata kadar oynatır.
Süre netleşmiş. 30, 60 veya 90 dakika. Programınızdaki gerçek slot ne kadar?
Kitle profili yazılı. Kaç kişi, hangi seviye, hangi sektör. Konuşmacı bu bilgiyle hazırlanır.
Aday listesi çıkarılmış. Compass AI hedef, bütçe ve kitle profilinizi analiz edip 3 aday öneriyor.
Rezervasyon onayı ve sözleşme. Sözlü mutabakat takvim kapatmaz. İmza kapatır.
Bu listede en sık atlanan madde dördüncüsü. Program taslağında konuşmacıya 45 dakika ayrılmışken davet 60 dakika üzerinden yapılıyor, sonra sahnede sıkışma yaşanıyor. Süreyi programdan okuyun, tahminden değil.
Mekan ve lojistik kontrol listesi
Konuşmacı kadar salon da hazır olmalı:
Salon rezervasyonu (yedek mekan dahil)
Ses, ışık ve ekran teknik testi (etkinlikten en az 3 gün önce)
Konuşmacı için hazırlık alanı (soyunma odası veya sessiz oda)
Kayıt ekibi ayarlanmış (fotoğraf ve video, kayıt hakkı sözleşmede netleşmiş)
Yiyecek-içecek ve kahve arası planı (konuşmacı slotuyla çakışmayacak şekilde)
Ulaşım planı (İstanbul içi transfer dahil, 5.000-7.500 TL bandında bütçeleyin)
Teknik test maddesi görünüşte rutin. Pratikte sezon boyunca en çok aksaklık buradan çıkıyor. Sunum dosyasının ekranda doğru oranda açılması, sunum kumandası bağlantısı ve mikrofon seviyesi etkinlik sabahı test edilirse müdahale şansınız kalmıyor. Üç gün önce test ederseniz sorun çözülebilir kalıyor.
Brief oturumu ne zaman ve nasıl yapılır?
Brief oturumu etkinlikten 2 ila 3 hafta önce yapılır. Bu oturumda konuşmacıya üç şeyi verirsiniz: kitle profili, önceki konuşmacılar ve beklenen mesajlar.
Zincir şöyle işler:
Kick-off (etkinlikten 2-3 hafta önce). Tema, kitle, beklenti ve program akışı paylaşılır. Konuşmacı buradan sonra sunumunu uyarlamaya başlar.
Prep call (1 hafta önce). Sunum akışı doğrulanır. Kurumunuza özel örnekler, sektör verileri ve iç terminoloji bu görüşmede yerine oturur.
Isınma görüşmesi (24 saat kala). Son dakika değişiklikleri, salon düzeni ve moderasyon detayları konuşulur.
Bu üç adımı atlayan kurumlar genel bir sunum alıyor. Tamamlayanlar kendi kurumlarının diliyle konuşan bir sunum alıyor. Aradaki farkı brief kalitesi yaratıyor.
Bütçe ve sözleşme kontrol listesi
Konuşmacı ücreti net artı KDV (stopaj ayrı, brüt ücretin yaklaşık %20'si)
Lojistik: İstanbul içi 5.000-7.500 TL, şehir dışı 5.000-15.000 TL, yurtdışı 50.000-150.000 TL
Simultane tercüme (yabancı konuşmacıda) 25.000-75.000 TL
Kayıt hakları: kurum içi kullanım standart sözleşmede, halka açık dağıtım ücretin %10-20'si
İptal ve erteleme koşulları yazılı
Ödeme takvimi (avans ve bakiye tarihleri)
Rakamların detaylı kırılımı ve kategori bazlı bantlar için konuşmacı bütçesi rehberine bakabilirsiniz. Burada önemli olan bu altı kalemi ayrı satır olarak yazmanız. Tek satır "konuşmacı gideri" yazan bütçeler sezon ortasında revize ediliyor.
Konuşmacı sahneden indikten sonra ne yapmalı?
Etkinlik konuşmacının son cümlesiyle bitmiyor. Sonraki 48 saat, yatırımınızın geri dönüşünü belirliyor.
İlk 48 saat. Kayıt onayı alın ve ham materyali arşivleyin. Konuşmacının sunum dosyası, varsa ek kaynaklar ve kayıt bu pencerede toplanır.
İlk hafta. Kurum içi paylaşım yapın. İntranet, e-öğrenme platformu veya iç bülten. Etkinliğe katılamayanların sayısı genellikle katılanlardan fazla.
İlk hafta. Sosyal medya paylaşımı için konuşmacıdan brief onayı alın. Alıntı, görsel ve etiketleme kuralları sözleşmede tanımlıysa süreç hızlı ilerler.
İkinci hafta. Katılımcı geri bildirimi toplayın. NPS sorusu ile birlikte tek açık uçlu soru sorun: "Bu konuşmadan sonra ne yapacaksınız?" Bu sorunun cevapları bir sonraki etkinliğin brief'ini yazıyor.
Üçüncü hafta. Devam planı kurun. Konuşma bir başlangıçsa, webinar serisi veya workshop ile derinleştirin.
Sezon boyunca hangi konular öne çıkacak?
Portföyümüzdeki talep hareketine bakınca Eylül-Kasım için beş damar öne çıkıyor:
Yapay zekâ stratejisi ve operasyonel dönüşüm. Talep artık tek keynote'tan yıla yayılan programa kayıyor. Kurumlar dönüşüm ortağı arıyor.
Yönetim kurulu brifingleri. Q4, 2027 planlama dönemi. Board seviyesinde dış perspektif talebi bu dönemde tavan yapıyor.
İK dönüşümü ve çalışan deneyimi. 2027 insan kaynakları planlaması Eylül'de başlıyor, içerik talebi buna paralel ilerliyor.
Sürdürülebilirlik ve stratejik CSR. Q4 raporlama sezonu. Sürdürülebilirlik artık uyum başlığı olmaktan çıkıp strateji başlığına geçti.
Motivasyon ve satış toplantıları. Yıl sonu kapanış dönemi. Kasım'ın son iki haftası bu formatın zirvesi.
Etkinliğinizin teması bu beş damardan birine denk geliyorsa rekabet yüksek demektir. Rezervasyonu öne çekmek isabetli olur.
Şu an ne yapmalısınız?
Önümüzdeki 4 haftayı şöyle bölün:
Bu hafta. Brief'i yazın ve aday listesini çıkarın. Compass AI 24 saat içinde 3 öneri döner.
Gelecek hafta. Rezervasyonu kapatın ve sözleşmeyi imzalayın. Mekan rezervasyonunu paralel yürütün.
Üçüncü hafta. Kick-off brief oturumunu yapın. Teknik gereksinimleri konuşmacıyla netleştirin.
Dördüncü hafta. Prep call ve teknik test. Etkinlik haftasına hazırlıkla girin.
Bu sıra bozulduğunda uyum kayboluyor. Konuşmacı iyi olabilir, tema doğru olabilir, ama hazırlık zinciri kısaldıkça sunum genelleşir.
Sonuç: Sezon uzun, takvim dar
Eylül-Kasım 62 iş günü sunuyor. Bu bol bir takvim gibi görünüyor. Pratikte üç yoğunluk zirvesi bu 62 günün etkin kısmını 20 güne indiriyor.
Star tier bir isim hedefliyorsanız bugün başlamanız gerekiyor. Value ve Specialist portföyünde 3 ila 4 haftalık pencereniz duruyor ve bu pencere her geçen hafta daralıyor.
14 yılı aşkın sürede gördüğümüz desen şu: sezonu Ağustos'ta planlayan kurumlar, Eylül'de planlayanlara göre aynı bütçeyle daha isabetli eşleşme kuruyor. Farkı seçenek genişliği yaratıyor.
Bugün yapabilecekleriniz:
1. Etkinlik brief'inizi yazın. Tema, kitle, format ve süre tek sayfada olsun.
2. Bütçe bandınızı belirleyin. Kesin rakam yerine aralık verin.
3. Compass AI ile 3 aday listesini çıkarın. 24 saat içinde masanızda olur.
→ Sezon müsait konuşmacı listesi için Compass AI ile Etkinliğinizi Tasarlayın
Sıkça Sorulan Sorular
Kaç hafta kala konuşmacıyı kesin rezerve etmeliyim?
Executive Star tier isimler için 3 ila 6 ay önceden. Corporate Value için 6 ila 8 hafta. Focused Specialist için 4 ila 6 hafta yeterli. Bugün başlarsanız Value ve Specialist portföyünden Eylül-Kasım sezonu için rahat seçim yapabilirsiniz.
Sezon boyunca en yoğun günler hangileri?
Salı ve Perşembe klasik favoriler. Eylül-Kasım'da üç zirve var: Eylül ikinci hafta (sezon açılışı), Ekim dördüncü hafta (Cumhuriyet Bayramı öncesi) ve Kasım son iki hafta (yıl sonu kapanış). Bu tarihlerde 8 ila 10 hafta önceden rezervasyon güvenli aralıktır.
Etkinlik iptal olursa avans ne olur?
Standart Speaker Agency sözleşmesinde etkinlikten 30 günden fazla önce iptal edilirse avansın tamamı iade edilir. 15 ila 30 gün arasında iptalde yarısı iade edilir. 15 günden az kala iade yapılmaz, ancak konuşmacının takvimi müsaitse başka tarihe erteleme mümkündür.
Yedek konuşmacı planlamalı mıyım?
Star tier isimler için evet. Compass AI süreci ana adayla birlikte iki yedek öneri verir. Sözleşmede hastalık ve mücbir sebep durumunda alternatif isim garantisi bulunur.
Tek konuşmacı mı, panel mi daha etkili?
Amacınıza bağlı. Vizyon ve ilham için tek Star tier keynote. Tartışma ve çok perspektif için 3-4 kişilik panel artı moderatör. Yetkinlik geliştirme için tek Value tier konuşmacı artı workshop. Etkinliğin hedefi netleştiğinde format kendini seçer.
İçindekiler
