Konuşmacı Ajansı Seçiminde Dikkat Edilmesi Gerekenler

Konuşmacı ajansı seçerken sekiz kritere bakılır: portföyün genişliği ve derinliği, eşleştirme yöntemi, sektör deneyimi, şeffaf fiyatlama, sözleşme ve iptal güvencesi, lojistik yönetimi, coğrafi kapsam ve etkinlik sonrası ölçüm. Bu kriterlerin tamamı teklif aşamasında sorulabilir ve yazılı cevap istenebilir.

Rehber, etkinlik için ilk kez ajansla çalışacak ya da mevcut ajansını değiştirmeyi düşünen İK, iletişim ve etkinlik ekipleri için hazırlandı. Her kriterin altında ajansa sorulacak soruyu bulacaksınız; yazının sonunda tek sayfalık bir kontrol listesi var.

Konuşmacı ajansı ne yapar?

Konuşmacı ajansı, etkinliğin amacına ve bütçesine uygun konuşmacıyı bulur, teklif ve sözleşmeyi yönetir, konuşmacıyı etkinliğe hazırlar ve lojistiği tek elden yürütür. Ajans, kurum ile konuşmacı arasında hem eşleştirme hem güvence işlevi görür.

İyi bir ajansın işi talep geldiğinde başlar: amacı, kitleyi ve formatı netleştiren bir brif görüşmesi, bütçeye uyan kısa liste, konuşmacıyla ön görüşme, sözleşme, etkinliğe özel hazırlık ve etkinlik sonrası değerlendirme.

1. Portföy ne kadar geniş ve ne kadar derin?

Portföyün değeri, ihtiyaç duyduğunuz konuda birden fazla güçlü seçenek sunabilmesiyle ölçülür. Geniş portföy, ilk tercih uygun olmadığında aynı nitelikte bir alternatif bulmayı kolaylaştırır.

Ajansa sorun: "Bizim konumuzda üç farklı profilde isim önerebilir misiniz?" Yerli ve global konuşmacıyı birlikte sunabilen bir ajans, aynı etkinlik için iki seçeneği yan yana karşılaştırma imkanı verir.

2. Eşleştirme nasıl yapılıyor?

Doğru eşleştirme, etkinliğin amacı, kitlesi ve formatı netleştikten sonra yapılır. Brif görüşmesi yapmadan isim listesi gönderen bir ajans, seçimi tamamen size bırakmış olur.

Ajansa sorun: "Önerdiğiniz her isim için neden bu etkinliğe uygun olduğunu yazabilir misiniz?" Gerekçeli kısa liste, ajansın konuşmacıları ve kurumunuzu ne kadar tanıdığını gösterir.

3. Sektörünüzde deneyimi var mı?

Sektör deneyimi, ajansın kitlenizin dilini ve beklentisini bilmesini sağlar. Aynı sektörde etkinlik yapmış bir ajans, hangi konuşmacının o kitlede iyi karşılandığını önceden bilir.

Ajansa sorun: "Sektörümüzde son iki yılda hangi etkinliklerde çalıştınız?" Referans kurumlar ve tekrar eden müşteriler, sektör deneyiminin en somut kanıtıdır.

4. Fiyatlama şeffaf mı?

Şeffaf fiyatlama, konuşmacı ücretinin ve ek kalemlerin teklifte ayrı satırlarda yazılmasıdır. KDV, stopaj, ulaşım, konaklama, tercüme ve kayıt hakkı ayrı görünmelidir.

Ajansa sorun: "Teklifte toplam maliyeti kalem kalem görebilir miyiz?" Güncel fiyat aralıkları için Konuşmacı Ücreti Ne Kadar? rehberine bakabilirsiniz.

5. Sözleşme ve iptal güvencesi var mı?

Sözleşme; ödeme takvimini, iptal ve erteleme koşullarını, kayıt ve yayın haklarını ve konuşmacı kaynaklı iptalde ne olacağını yazılı hale getirir. Konuşmacı kaynaklı iptalde ajansın benzer profilde alternatif önerebilmesi, en önemli güvencedir.

Ajansa sorun: "Konuşmacı son hafta gelemezse süreç nasıl işliyor?" Cevabın sözleşmede yazılı olması gerekir.

6. Lojistik kim yönetiyor?

Lojistik; ulaşım, konaklama, teknik ihtiyaçlar, prova ve etkinlik günü koordinasyonudur. Ajans bunları tek elden yönettiğinde kurum tarafında tek bir muhatap kalır.

Ajansa sorun: "Etkinlik günü sahada kim olacak?" Özellikle uluslararası konuşmacılarda vize, saat farkı ve tercüme koordinasyonu bu sorunun cevabına bağlıdır.

7. Coğrafi kapsamı ihtiyacınıza uyuyor mu?

Coğrafi kapsam, ajansın Türkiye dışındaki etkinliklere ve uluslararası konuşmacılara ulaşabilme gücüdür. Bölge toplantıları veya yurt dışı ofisleri olan kurumlar için bu kriter belirleyicidir.

Ajansa sorun: "Yurt dışındaki etkinliğimiz için de aynı süreçle çalışabilir miyiz?" Birden fazla ülkede ofisi olan bir ajans, farklı pazarlardaki konuşmacılara doğrudan erişir.

8. Etkinlik sonrası ölçüm yapılıyor mu?

Etkinlik sonrası ölçüm, konuşmanın hedefe ulaşıp ulaşmadığını ve bir sonraki etkinliğe ne taşınacağını gösterir. Katılımcı geri bildirimi ve kurumun değerlendirmesi, sonraki konuşmacı seçimini daha isabetli kılar.

Ajansa sorun: "Etkinlikten sonra nasıl bir değerlendirme paylaşıyorsunuz?" Konu hakkında daha fazlası için Etkinlik Ölçümü Bir Sonraki Satın Alma Kararına Nasıl Döner yazısına bakabilirsiniz.

M. Serdar Kuzuloğlu: Speaker Agency ile İlham Veren 10 Yıl

Konuşmacı ajansı seçim kontrol listesi

Aşağıdaki tabloyu teklif aldığınız her ajans için doldurabilirsiniz.

Kriter	Ajansa sorulacak soru	Beklenen kanıt
Portföy	Konumuzda üç farklı profilde isim önerebilir misiniz?	Gerekçeli kısa liste
Eşleştirme	Her isim neden bu etkinliğe uygun?	Brif görüşmesi ve yazılı gerekçe
Sektör deneyimi	Sektörümüzde hangi etkinliklerde çalıştınız?	Referans kurumlar
Fiyatlama	Toplam maliyeti kalem kalem görebilir miyiz?	Ayrıntılı teklif
Sözleşme ve iptal	Konuşmacı gelemezse ne olur?	Yazılı iptal ve alternatif maddesi
Lojistik	Etkinlik günü sahada kim olacak?	İsimli sorumlu
Coğrafi kapsam	Yurt dışında da çalışabilir misiniz?	Uluslararası etkinlik örneği
Ölçüm	Etkinlik sonrası ne paylaşıyorsunuz?	Değerlendirme raporu örneği

Speaker Agency bu kriterleri nasıl karşılıyor?

Speaker Agency, 2012'den bu yana Türkiye ve İngiltere'de çalışan, 1.000'i aşkın yerli ve global konuşmacıyla 2.000'i aşkın kurumsal müşteriye hizmet veren bir Wisdom Catalyst'tir. 14 yılda 12.500'ü aşkın etkinliğe konuşmacı, moderatör ve eğitim programı sağladı.

Talebe 24 saat içinde dönüş yapılır, 48 saat içinde etkinliğe uygun 3 isim gerekçesiyle önerilir. Teklif kalem kalem hazırlanır, iptal ve alternatif konuşmacı koşulları sözleşmede yazılır.

Sıkça Sorulan Sorular

Konuşmacı ajansı seçerken nelere dikkat edilmeli?

Konuşmacı ajansı seçerken portföy, eşleştirme yöntemi, sektör deneyimi, şeffaf fiyatlama, sözleşme ve iptal güvencesi, lojistik, coğrafi kapsam ve etkinlik sonrası ölçüm olmak üzere sekiz kritere bakılır.

Konuşmacı ajansıyla çalışmanın maliyeti nasıl karşılaştırılır?

Konuşmacı ajansıyla çalışmanın maliyeti, teklifteki toplam maliyetle karşılaştırılır: konuşmacı ücreti, vergiler, lojistik ve tercüme ayrı satırlarda görünmelidir. Ajansın katkısı doğru eşleştirme, sözleşme güvencesi, iptal durumunda alternatif isim ve lojistiğin tek elden yönetimidir.

Konuşmacı ajansı iptal durumunda ne yapar?

Konuşmacı kaynaklı bir iptalde ajans, sözleşmedeki koşullara göre benzer profilde alternatif konuşmacı önerir. Bu güvencenin teklif aşamasında yazılı olarak istenmesi gerekir.

Konuşmacı ajansından ne kadar sürede dönüş alınır?

Dönüş süresi ajansa göre değişir. Speaker Agency talebe 24 saat içinde dönüş yapar ve 48 saat içinde etkinliğe uygun 3 isim önerir.

Konuşmacı ajansı global konuşmacı getirebilir mi?

Uluslararası temsil anlaşmaları olan ajanslar global konuşmacı getirebilir. Speaker Agency, Türkiye ve İngiltere'deki operasyonlarıyla yerli ve global konuşmacıları aynı süreçle sunar.

Etkinlik için konuşmacı ajansına hangi bilgiler verilmeli?

Etkinliğin tarihi, yeri, formatı, süresi, katılımcı profili, amacı ve bütçe aralığı verilmelidir. Bütçeyi aralık olarak paylaşmak, o banda giren isimlerin kısa listesini hızlandırır.